Office：0-基础知识

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微软 Office 系列软件(Word PowerPoin Excel)使用方法系列第一篇：排版/设计的基础知识与 Office 软件的通用操作

前言

使用说明

这一系列文章汇总了以 Word、PowerPoint、Excel 为主的 Office 软件的使用方法，并附有案例细节；还讨论了其与 LaTeX 的对比以及部分 PDF 文件的操作。

对于相关功能/特性/操作的评论会放在和这段一样的引用里，以和正文区分开，这些评论仅代表个人意见，如果来无理由杠，那就是你说得对。

这一系列文章并非详细讲述了所有内容，部分过于简单或仅略有关系的内容，有的附有相关链接可学习，有的请自学。

自学与提问方法

自学的关键要点一是「学会提问」，这里并不是指《学会提问》这本书，而是指能够准确的使用关键词在搜索引擎描述自己遇到的问题，同时清楚、有条理的在相关平台发表问题时描述自己的问题；二是要练，对于较为陌生的方法，光看推送/回答是难以掌握的，练上两遍就会了。

我个人对于自学的建议很简单：

  1. 不要用百度
  2. 中文搜不到可以用其他语言
  3. 清楚的明白别人的回答或帮助是出于好心，不是欠自己的
  4. 不要做伸手党

排版/设计的基本知识

虽然很多时候使用 Office 软件并不是为了进行艺术创作或者设计工作，但是了解一些基本的排版/设计知识，对于使用软件、了解概念都会有较好的帮助。这里不会做详细的叙述，主要是通过列举相关的知识点，以及可能用到的参考书籍来帮助学习，希望能对提到的知识有一定的了解。

字符、字符集、编码

  1. 可见字符与不可见字符、全角与半角字符
  2. 字符集：ASCII、Unicode、GB2312、JIS
  3. 编码：ASCII、UTF-8/16(-BOM)、GB2312、JIS、ANSI1

字体

  1. 字体的分类：西文的分类、中文的分类标准，相关的定义如 serif、sans serif、monospace 等及其应用场合
  2. 字体的字型：字重(light、bold)、斜体、宽度等，粗体/伪粗体，斜体/伪斜体
  3. 字体的字号：磅/pt、中文字号与pt的对应、基线/主线、x-height
  4. 英文字体的连字

形状与图片

  1. 形状的分类：矢量图与位图
  2. 图片的格式：通道、格式、压缩
  3. 图标(icon)的分类

去哪找图
可能用到的图标链接

颜色

  1. 光的三原色/颜料的三原色
  2. 颜色的描述方式：RGB/HSL/CMYK
  3. 色卡、色轮、补色、间色

排版基本原则

  1. 对齐、对比、重复、亲密
  2. 内容与样式(格式)分离

    这是我认为的排版中重要的思想

也许有用的资源或资料：

网站：

  1. 图标网站：
    1. 阿里的图标库：https://www.iconfont.cn/
    2. 字节的图标库：https://iconpark.oceanengine.com/home
    3. https://remixicon.com/
    4. https://iconhub.io/
  2. 图片素材网站：
    1. https://storyset.com/
    2. https://wallpapers.microsoft.design/
  3. 识别字体：
    1. https://www.likefont.com/
    2. https://www.hellofont.cn/font-ai
  4. 配色选择：
    1. https://mycolor.space/?hex=%23845EC2&sub=1
  5. 形状生成：
    1. 三维城市模型：https://pissang.github.io/little-big-city/
    2. 字体特效：https://spacetypegenerator.com/index.html
    3. 背景生成：https://www.noiseandgradient.com/

书籍：

  1. 基本原理：《写给大家看的设计书》
  2. 颜色设计：《配色设计原理》
  3. 文字设计：《文字设计的原理》

专题结构

这一系列共有 6 篇，从各个方面讲解 Office 及相关的软件，链接如下：

  1. Office 与设计排版的基础知识
  2. Word
  3. PowerPoint
  4. 与Word/PowerPoint使用场景/功能有重叠的软件们
  5. Excel
  6. Office 进阶操作，PDF 使用与总结

Microsoft Office 中的基本操作

软件的选项设置

这三个软件都有常规、校对、保存、语言、轻松访问、高级这几个选项，其中 word 多了显示和版式，PowerPoint 多了版式，Excel 多了公式。

重点讲一些常用的功能：

在「常规」里，可以设置默认的用户名和缩写，在保存文件时自动署名；还可以设置office 的背景和软件的颜色。

在「校对」里，可以设置语法提示、自动更正等，比如较令人烦的红色波浪色等在此处去除。

在「保存」里，可以设置自动保存时间（如果经常崩溃的话可以设短一点）以及是否将字体嵌入文件（在使用冷门字体时使用可保证在其它机器的正常使用）

「语言」和「轻松访问」的使用意义不大，可以自己研究。

在「高级」里，不同软件的内容也不尽相同，可以自己研究相关的设置。

需要说明的是，关于「自定义工具栏/快速访问工具栏」「加载项与信任中心」多人协作等功能在最后一篇中讲解。

「信息」设置

在「信息」这里，保护文档可以进行添加密码、限制编辑等操作，检查文档可以删除文档的个人信息，还是较有用的。

图片与形状的处理

Office 的各个软件对图片的处理的功能是基本相同的，主要常用的点有以下几个：

  1. 图片的裁剪、压缩/更改/重设功能：调整图片分辨率以减小文件大小、替换图片使得不必重新插入图片再调整大小等、取消已有的调整
  2. 图片的颜色设置：转换为黑白、通过设置透明色去除背景（比删除背景好用）
  3. 图片的样式：添加边框、阴影等
  4. 形状的编辑顶点、编辑文字：有了编辑顶点、可以非常自定义的调整形状

字体的设置

字体的设置主要包括字体、字重、字号、颜色等，还有字体的效果如上/下标、下划线、删除线、斜体粗体等。这些操作大多有快捷键，可以较快速的使用。

颜色的设置

在各种设置颜色的选项里：其他颜色->自定义可以打开详细的设置，也可以通过调整颜色模式如 RGB(A)/HSL 方便使用数值进行调整，受到 Office 版本的影响，有的版本的 Office 软件可以直接通过调整颜色编码进一步调整。

快捷键

在 Office 这些软件中，大部分快捷键是通用的，但是在 Word 和 PowerPoint 之间，有不少快捷键在 Excel 中用不了，比如使用 Ctrl+Shift+</> 调整字号，Ctrl+Shift+c/v 复制粘贴格式，在 Excel 中都不能用

实在 zz，多好用的两组快捷键，excel不能用，吐了

同时，在软件中按下 Alt 键，可以打开以下窗口，通过键盘进行命令的选择；在不变动标签选项卡的组成时，可以记忆一些快捷键；这个方法结合快速访问栏，可以进一步缩短使用某操作的时间。

文件和窗口

Office 的这些软件都可以对一个文件打开多个窗口，方便同时修改文件的不同部分，在「视图」选项卡中「新建窗口」即可打开。

参考文献